Bureautique Microsoft Outlook niveau 1
Optimiser la gestion des messages, du calendrier et des contacts dans Outlook.
Cette formation vous permettra de découvrir l’utilisation simple d'Outlook. Vous apprendrez à optimiser la gestion des messages, du calendrier et des contacts, ainsi qu'à personnaliser votre environnement pour gagner en efficacité et réactivité.
Programme de la formation
Présentation d'Outlook
- La nouvelle interface d'Outlook. Les onglets standards et contextuels. La relation client / serveur Exchange. La notion de boîte aux lettres, de dossier personnel (PST) et de mise en cache.
La gestion des messages
- Les dossiers de messagerie. Création, lecture, suppression d'un message. Classement des messages avec les groupes. Le nouvel affichage par conversation. Nettoyer les fils de conversation. Les dossiers favoris et les dossiers de recherche. Les liens hypertextes. Les modèles et la personnalisation des messages. Signature automatique des messages. Réponses, transfert, redirection, renvoi, rappel de messages, accusés. Recherche, filtre, visualisation et archivage. Diffusion des messages (possibilités, critères…). Expiration des messages. Priorités de traitement avec les indicateurs de suivi, les catégories. Le volet des contacts et de l'historique des échanges. Créer des automatismes : les règles. Le gestionnaire d'absence. Interaction avec les autres modules. Gérer un mail comme une tâche.
Le calendrier d'Outlook
- Consultation de l'agenda, synthèse du jour. Les différentes visualisations. Gestion des rappels, les rendez-vous. Les événements, la périodicité. La gestion des réunions et suivi des participants. Proposer, gérer des nouveaux horaires de réunion. Les agendas de groupe. Catégories et mises en forme automatiques. Gestion de la fenêtre de rappel. Les fuseaux horaires et la gestion des jours fériés. Les délégations et ouverture multiple de calendriers partagés.
La gestion des contacts
- Les contacts et le carnet d'adresses Outlook. La saisie assistée des contacts. Organisation, consultation, recherche. Communiquer avec les contacts. Dédoublonner les contacts. Transfert, impression des contacts. Import/Export avec les applications Office. Utiliser les contacts dans un mailing.
Le suivi des tâches
- Création, suivi, catégorisation des tâches. Visualisation des tâches dans le calendrier. Classification et organisation en projets. L'avancement et le suivi des réalisations. Attribuer une tâche à un collaborateur et suivi de l'avancement et de la réalisation de la tâche.
Moyens pédagogique et techniques
- Les moyens pédagogiques et les méthodes d’enseignement utilisés sont principalement : aides audiovisuelles, documentation et support de cours, exercices pratiques d’application et corrigés des exercices pour les stages pratiques, études de cas ou présentation de cas réels pour les séminaires de formation.
- À l’issue de chaque stage K Center Formation fournit aux participants un questionnaire d’évaluation du cours qui est ensuite analysé par notre équipe pédagogique.
- Une feuille d’émargement par demi-journée de présence est fournie en fin de formation ainsi qu’une attestation de fin de formation si le stagiaire a bien assisté à la totalité de la session.
Modalités d'évaluation
- Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques…
- Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.
